Ontslagprocedure bij het UWV

Wanneer start je een ontslagprocedure bij het UWV?

Er zijn twee situaties waarin je als werkgever een ontslagprocedure bij het UWV kan starten: vanwege bedrijfseconomische redenen of na langdurige arbeidsongeschiktheid van jouw werknemer. Deze twee situaties leg ik hieronder uit.

Voor andere ontslaggronden moet je naar de rechter.

Bedrijfseconomische gronden

Als werkgever kan je een ontslagaanvraag indienen bij het UWV om bedrijfseconomische redenen. Onder bedrijfseconomische redenen vallen ook organisatorische redenen. Dat wil zeggen dat het niet alleen gaat om financiële problemen (zoals verminderde omzet), maar bijvoorbeeld ook bij een reorganisatie, bedrijfsverhuizing of sluiting van een vestiging of het gehele bedrijf. De werkgever moet aantonen dat het noodzakelijk is om arbeidsplaatsen te laten vervallen door (financiële) stukken te overleggen en daarover een nadere toelichting te geven.

Bij een ontslagaanvraag om bedrijfseconomische redenen is het belangrijk dat je als werkgever zorgvuldig te werk gaat en de juiste stappen volgt. Is er geen sprake van een unieke functie, maar van een uitwisselbare functie waarbinnen arbeidsplaatsen vervallen? Dan bepaalt afspiegelingsbeginsel welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen, gebaseerd op leeftijdsgroepen binnen bepaalde functiecategorieën. Dit zorgt ervoor dat de samenstelling van het personeelsbestand na de ontslagen evenwichtig blijft.

Werkgevers moeten bij het indienen van een ontslagaanvraag drie formulieren invullen:

1. Formulier A: Bedrijfsgegevens van de werkgever.

2. Formulier B: Gegevens van de werknemer(s).

3. Formulier C: Toelichting op de bedrijfseconomische reden.

Deze formulieren, samen met de benodigde bijlagen, worden ingediend bij de afdeling Arbeidsjuridische Dienstverlening (AJD) van het UWV. Het UWV geeft bij het invullen van de formulieren aan bij welke AJD je moet zijn. De formulieren dien je in via een portal van het UWV. Alleen advocaten mogen deze formulieren op een andere wijze (via Zivver) indienen.

Langdurige arbeidsongeschiktheid

De enige andere situatie waarin je naar het UWV moet bij ontslag is bij langdurige arbeidsongeschiktheid. Van langdurige arbeidsongeschiktheid is sprake als de werknemer langer dan 104 weken (of bij een loonactie opgelegd door het UWV maximaal 156 weken) niet in staat is om de bedongen arbeid te verrichten (te werken in zijn eigen werk) en herplaatsing binnen de organisatie niet mogelijk is. In dat geval kun je als werkgever vragen om toestemming de werknemer te mogen ontslaan (in de volksmond ook wel ontslagvergunning genaamd).

Je moet bij deze procedure wel alle relevante documenten, zoals een WIA-beschikking, aanleveren. Ook moet je als werkgever aantonen dat herstel binnen zes maanden niet mogelijk is en dat de werknemer niet herplaatst kan worden.

Voordat de 104 weken arbeidsongeschiktheid verstreken zijn, geldt er een opzegverbod. Wat betekent dat je als werkgever de arbeidsovereenkomst met de zieke werknemer in principe niet kan opzeggen en je verplicht bent (minimaal 70% van) het loon door te betalen gedurende die tijd. Zoals eerder kort aangehaald, kan deze periode van 104 weken verlengd worden als het UWV een loonsanctie oplegt. Wanneer het UWV een loonsanctie oplegt is dat omdat het UWV vindt dat de werkgever niet voldoende heeft gedaan in het kader van de re-integratie en wordt maximaal 52 weken de loondoorbetalingsverplichting verlengd.

Als de werknemer langer dan twee jaar arbeidsongeschikt blijft, er geen loonsanctie wordt opgelegd door het UWV en er geen mogelijkheden zijn voor aangepast werk binnen het bedrijf, kan de werkgever de ontslagaanvraag indienen.

De werkgever moet bij de ontslagaanvraag voor langdurige arbeidsongeschiktheid aantonen:

1. Dat de werknemer langdurig arbeidsongeschikt is, bijvoorbeeld met een WIA-beschikking.

2. Dat herstel binnen zes maanden niet mogelijk is, zelfs niet in aangepaste vorm.

3. Dat herplaatsing binnen de organisatie niet mogelijk is.

Hoe verloopt de UWV procedure?

Een ontslagprocedure bij het UWV verloopt in principe volledig schriftelijk en duurt gemiddeld 4 tot 6 weken. Hier zijn de stappen:

1. Indiening ontslagaanvraag: de werkgever dient de aanvraag in bij het UWV. Pas na indiening van alle drie de formulieren neemt het UWV de aanvraag in behandeling. Wel kan een werkgever eerst alleen formulier A indienen en vervolgens uitstel vragen, zodat je in de tussentijd met de werknemer kan praten over een beëindiging met wederzijds goedvinden en op die manier probeert een inhoudelijke procedure te voorkomen.

2. Controle op volledigheid: het UWV controleert de aanvraag en vraagt eventueel aanvullende informatie op. In dat geval krijgt de werkgever acht dagen de tijd om de gevraagde informatie aan te leveren

3. Verweer werknemer: als de aanvraag compleet is, wordt deze naar de werknemer gestuurd en krijgt de werknemer 14 dagen de tijd om schriftelijk te reageren.

4. Tweede ronde: bij complexe zaken kan een tweede reactieronde volgen waarin zowel werkgever als werknemer opnieuw kunnen reageren. Deze eventuele tweede ronde duurt zeven dagen.

5. Beslissing: het UWV beslist of de werkgever toestemming krijgt voor ontslag.

In uitzonderlijke gevallen kan het UWV advies vragen aan de ontslagadviescommissie, bestaande uit werkgevers- en werknemersvertegenwoordigers. Deze commissie geeft een advies aan het UWV over de ontslagaanvraag. Het UWV volgt dit advies meestal op, maar mag zelfstandig beslissen.

Ontslagvergunning gekregen van het UWV? Dit zijn de vervolgstappen

Opzeggen met toestemming

Als het UWV toestemming geeft voor ontslag, moet je als werkgever binnen vier weken een opzeggingsbrief sturen. Deze brief bevat de opzegtermijn en markeert het begin van deze opzegtermijn.

Opzegtermijn in acht nemen

De opzegtermijn begint de dag na het versturen van de opzeggingsbrief. De periode die de ontslagprocedure bij het UWV in beslag heeft genomen, mag van de opzegtermijn worden afgetrokken, maar er moet wel minimaal één maand overblijven. Tijdens de opzegtermijn blijft de werknemer in principe werken, tenzij dat je de werknemer zou willen vrijstellen of de werknemer vakantiedagen op kan nemen en dat ook past binnen de bedrijfsvoering.

Transitievergoeding

Bij ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid of bedrijfseconomische redenen houdt de werknemer recht op een transitievergoeding. De transitievergoeding moet binnen een maand na de einddatum van de arbeidsovereenkomst (dus na ommekomst van de opzegtermijn) worden uitbetaald.

De transitievergoeding is een wettelijke vergoeding die bedoeld is om de overgang van de werknemer naar een nieuwe baan te vergemakkelijken. Echter, een werknemer is niet verplicht om de vergoeding daarvoor ook echt te gebruiken. De hoogte van de transitievergoeding is afhankelijk van de duur van het dienstverband van de werknemer en diens salaris.

Ontslagaanvraag afgewezen door het UWV, wat nu?

Als het UWV de ontslagaanvraag afwijst, kun je hiertegen in beroep gaan bij de kantonrechter. Dit moet binnen twee maanden na de beslissing van het UWV en doe je door een verzoekschrift in te dienen bij de kantonrechter. In dat verzoekschrift vraag je de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst alsnog te ontbinden. De kantonrechter beoordeelt de zaak op basis van dezelfde criteria als het UWV en neemt een onafhankelijke beslissing.

Het is belangrijk om in zo’n procedure duidelijke en overtuigende argumenten te presenteren waarom het ontslag noodzakelijk is. Dit kan bijvoorbeeld door aanvullende financiële gegevens of een nadere toelichting op de bedrijfseconomische omstandigheden te verstrekken.