Geen schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd? Dat komt je als werkgever duur te staan.
11-03-2025
Veel werkgevers gaan ervan uit dat een mondelinge arbeidsovereenkomst net zo geldig is als een schriftelijke. Arbeidsrechtelijk klopt dit; een mondelinge overeenkomst is bindend.
Echter, het ontbreken van een schriftelijke vastlegging kan financiële gevolgen hebben, vooral met betrekking tot de premie voor het Algemeen Werkloosheidsfonds (AWf).
Stilzwijgende voortzetting en de AWf-premie
Een klassiek voorbeeld waarin er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst is, is de stilzwijgende voortzetting: een werknemer krijgt een jaarcontract dat mondeling wordt verlengd. Na het derde contract ontstaat er automatisch een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Hoewel dit arbeidsrechtelijk klopt, stelt de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) aanvullende eisen voor de toepassing van de lage AWf-premie. Een van die eisen is dat de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd schriftelijk is vastgelegd.
Financiële gevolgen van het ontbreken van schriftelijke vastlegging
Als er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is, mag de lage AWf-premie niet worden toegepast. Dit resulteert in een premieverschil van 5%. Daarnaast kan het ontbreken van schriftelijke documentatie leiden tot naheffingsaanslagen, boetes en belastingrente.
Het belang van een addendum
Om te voldoen aan de administratieve vereisten, is het raadzaam om de overgang naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd altijd schriftelijk vast te leggen. Het liefst door een nieuwe arbeidsovereenkomst te sluiten, maar anders tenminste via een schriftelijk addendum. Dit document, ondertekend door zowel werkgever als werknemer, bevestigt de wijziging en voorkomt financiële tegenvallers.
Conclusie
Hoewel een mondelinge arbeidsovereenkomst juridisch bindend is, is het vanuit fiscaal en administratief oogpunt cruciaal om alle arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd schriftelijk vast te leggen. Dit voorkomt niet alleen hogere premiekosten, maar ook mogelijke boetes en rente. Een kleine moeite die je als werkgever veel kan besparen.