Moet je als werkgever de reiskosten van je zieke werknemer vergoeden?
30-09-2024
Stel je hebt een zieke werknemer die een declaratie indient omdat hij/zij reiskosten heeft gemaakt vanwege een afspraak bij de bedrijfsarts. Moet je als werkgever deze reiskosten eigenlijk vergoeden? Dit is een vraag waar veel werkgevers tegenaan lopen, zeker als ze gewend zijn om hun medewerkers een vaste reiskostenvergoeding te betalen.
In dit artikel leg ik je uit wat je als werkgever moet weten over het vergoeden van reiskosten voor zieke werknemers. Daarbij ben ik uitgegaan van de wet en rechtspraak en heb ik niet de eventueel bij jou toepasselijke cao betrokken. Dus check altijd eerst goed of er bij jou een cao geldt die hierin voorziet.
Stopzetten van de vaste reiskostenvergoeding bij ziekte
Wanneer je werknemer een vaste reiskostenvergoeding ontvangt en hij of zij langdurig uitvalt, ben je als werkgever verplicht deze vergoeding stop te zetten. Dit komt omdat een reiskostenvergoeding enkel bedoeld is voor daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Als je werknemer door ziekte niet meer naar het werk kan reizen, maakt hij of zij dus ook geen reiskosten. Het vergoeden van niet-gemaakte kosten is simpelweg niet nodig.
Sterker nog: Vergeet je om de reiskostenvergoeding stop te zetten, dan kan de Belastingdienst dit zien als verkapt loon. Dit betekent dat de reiskostenvergoeding alsnog gebruteerd kan worden, wat inhoudt dat je als werkgever extra belasting moet betalen. En dat wil je natuurlijk niet.
Kortom: Zet als HR of directie de reiskostenvergoeding bij langdurige ziekte altijd stop. Dit voorkomt fiscale problemen en zorgt ervoor dat je geen onnodige kosten maakt.
Reiskosten voor bedrijfsartsbezoek en re-integratieverplichtingen
Maar hoe zit het dan met de reiskosten die je werknemer maakt voor verplichtingen in het kader van re-integratie, zoals het bezoek aan de bedrijfsarts of de koffiemomenten op kantoor?
Het antwoord is eenvoudig: je bent als werkgever niet verplicht deze kosten te vergoeden. Volgens de wet is het de verantwoordelijkheid van de werknemer om deze kosten te dragen. Dit betekent dat jouw werknemer zelf de reiskosten naar de bedrijfsarts of de verplichte koffiemomenten moet dragen.
Reiskosten bij een bedrijfsongeval
Er is echter één situatie waarin de reiskosten van een zieke werknemer toch op jou als werkgever verhaald kunnen worden: als er sprake is van een bedrijfsongeval waarvoor jij als werkgever aansprakelijk wordt gesteld.
Hoewel er ook in deze situatie geen wettelijke verplichting is om de reiskosten direct te vergoeden, kan de letselschadeadvocaat van de werknemer deze kosten wel meenemen in de totale schadeclaim. Dit betekent dat jij als werkgever indirect alsnog met deze kosten geconfronteerd kunt worden.
Om jezelf tegen deze situatie te beschermen, is het verstandig om je goed te verzekeren tegen aansprakelijkheid bij bedrijfsongevallen. Een goede verzekeraar zal dergelijke schade dekken, inclusief de reiskosten van je werknemer.
Praktische tips voor werkgevers
Check eerst een eventueel toepasselijke cao om te kijken wat de regels zijn omtrent reiskostenvergoedingen bij ziekte. Zijn er geen specifieke bepalingen daarover? Of geldt er geen cao bij jou? Ga dan naar de volgende stap.
Informeer je werknemers duidelijk over hun rechten en plichten rondom reiskosten tijdens ziekte en re-integratie. Dit kan ook vooraf in bijvoorbeeld een personeelshandboek.
Stop tijdig de reiskostenvergoeding bij langdurige ziekte om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Conclusie
Als werkgever hoef je in principe geen reiskosten te vergoeden voor een zieke werknemer, zelfs niet voor verplichte re-integratieactiviteiten zoals bezoeken aan de bedrijfsarts of koffiemomenten op kantoor. Het is wel belangrijk om bij een bedrijfsongeval alert te zijn, omdat de reiskosten in een dergelijke situatie via een schadeclaim alsnog op jou verhaald kunnen worden. Zorg ervoor dat je goed verzekerd bent om onverwachte kosten te voorkomen.
Met mij sparren over jouw specifieke situatie?
Wil je meer weten over de regels rondom reiskosten voor zieke werknemers? Neem gerust contact met me op. Ik denk graag met je mee om ervoor te zorgen dat je als werkgever goed bent voorbereid en geen onnodige risico’s loopt.