De meest voorkomende fout in een personeelsdossier
11-07-2024
De meest voorkomende fout in een personeelsdossier waardoor je als HR of directie niet van je werknemer af kunt, terwijl hij wel al jaren de kantjes ervan af loopt.
De casus van Jan, de productiemedewerker
Ik neem je even mee in een bepaalde situatie. Er is een productiemedewerker, we noemen hem Jan. Jan loopt de kantjes ervan af. Hij komt vaak te laat, wat gevolgen heeft voor de productie en tot irritatie leidt bij zijn collega’s. Jan heeft een grote mond tegen zijn leidinggevende en hij spreekt erg negatief over het bedrijf tegen iedereen die het maar wil horen.
Op een ochtend weigert Jan om dozen (die in de weg staan) te verplaatsen. Daarbij doet hij uit de hoogte en zegt hij: “Hallo, ik werk hier al 25 jaar. Je denkt toch niet dat ik dàt ga doen? Fl*kker op.”
De leidinggevende van Jan is er helemaal klaar mee en komt bij jou. Hij wil van Jan af.
Waarom je Jan niet kunt ontslaan
Natuurlijk vraag je naar de vorige situaties, maar wat blijkt? Er staat niets op papier. Sterker nog, de leidinggevende heeft Jan zelfs niet eerder op zijn gedrag aangesproken.
Niet naar aanleiding van specifieke situaties, niet tijdens de jaarlijkse beoordelingsgesprekken.
De oplossing: zorg voor een goed opgebouwd personeelsdossier
Helaas zie ik zulke situaties (nog te) vaak voorbijkomen. Waarbij de spreekwoordelijke emmer he-le-maal is overgelopen, de frustraties tot het plafond zitten en er eigenlijk geen bereidheid meer is om met een werknemer nog verder te gaan.
Maarrrr.. als er niets in het personeelsdossier zit aan gespreksverslagen of ander bewijs waaruit blijkt dat
een werknemer op zijn gedrag is aangesproken een kans heeft gekregen om zijn gedrag te verbeteren, en ook voor de werknemer duidelijk was wat uiteindelijk de consequentie zou zijn als hij zich niet zou aanpassen dan moet je alsnog al deze stappen doorlopen. Reken maar op een aantal maanden extra aan dossiervorming.
En hoe vervelend is dat als je er al meer dan klaar mee bent.
Dus, mijn tip: zorg dat leidinggevenden weten wat er van ze verwacht wordt als een werknemer zich niet gedraagt zoals hij of zij zou moeten, dat ze ook beseffen wat het belang is van het schriftelijk vastleggen van alle stappen en biedt waar mogelijk ondersteuning aan bij die verslaglegging.
Tips voor leidinggevenden
Maak bij een eerste misdraging van een werknemer een verslag van het gesprek.
Noteer in het verslag wat er is besproken, wat er van de werknemer wordt verwacht en wat de consequenties zijn als hij zich niet verbetert.
Laat de werknemer het verslag ondertekenen.
Herhaal deze stappen bij volgende misdragingen.
Bespreek tijdens de jaarlijkse beoordelingsgesprekken het gedrag van de werknemer en de gemaakte afspraken.
Voorkom frustratie en tijdverlies
Door een goed opgebouwd personeelsdossier te hebben, voorkom je frustratie en tijdverlies. Mocht je toch van een werknemer af willen, dan heb je alle benodigde bewijsstukken in handen.